Le départ d'un collaborateur, une déception ou une vraie opportunité ?

Au revoir, Au revoir Président !

Cette publicité du loto est restée dans toutes les mémoires.
Eh bien moi, je ne veux pas la vivre…
Cet été, un de nos collaborateurs a décidé de quitter IPANOVA.
Ce collaborateur, important à mes yeux, qui avait, en plus, un rôle de coordinateur, a décidé d’accepter l’offre d’un client final…

1) Comment vivre la situation ?

Dans ces cas là, plusieurs options s’offrent au dirigeant :
   1) Pleurer à chaudes larmes et le supplier de rester avec une offre plus alléchante,
   2) Attendre d’avoir plus d’informations et vérifier s’il ne cherche pas à « nuire à la société »,
   3) Le féliciter et le remercier pour les années qu’il a offert à l’entreprise.

Oui, mes propositions sont très orientées et selon moi, un départ ne doit pas être vécu comme un drame, il est au contraire une opportunité, pour chacun, de franchir un cap :
   - Pour le collaborateur quittant l’entreprise, c’est le moment de transmettre son savoir et de mettre en avant tout son savoir-faire.
   - Pour le membre de l’équipe qui prendra la relève, c’est l’occasion de développer de nouvelles compétences et d’évoluer dans un environnement différent.
   - Pour le dirigeant, c’est l’opportunité de lancer des initiatives pour que la succession se passe pour le mieux.
Mais pour le dirigeant, une question qui fait peur se pose alors : Qui dois-je nommer pour le remplacer ?

Une erreur dans la nomination peut devenir un frein pour l’entreprise, désengager des personnes et même faire vaciller toute une équipe.

C’est pour toutes ces raisons que j’ai décidé de ne plus être le seul à choisir…

2) Le Pourquoi et surtout le Comment ?

Me concernant, la question n’était plus depuis quelques temps dans le pourquoi mais plutôt dans le comment…

Comment faire participer les acteurs du quotidien, les créateurs de valeur, à cette décision pour rendre naturellement légitime ce nouveau coordinateur ? 

Le processus que nous avons choisi chez Ipanova n’est en rien une vérité, il retrace simplement le cheminement et l’état d’esprit dans lequel nous avons réalisé ce choix. 
Les mots clés de cette initiative : Être juste et bienveillant.

En quelques chiffres, voici notre initiative :
   - 20 participants
   - 6 étapes
   - 4 candidats désignés 
   - 1 nouveau coordinateur 
Et comme objectif évident : Gagner en transparence et en confiance.

3) Quelles sont les grandes étapes ?

Les processus, nous l’avons imaginé en 6 étapes distinctes permettant à chacun d’avoir le temps de prendre la meilleure décision.

Étape 1: Le rôle vu et vécu par l’équipe
Alors qu’une partie de l’équipe du coordinateur, accompagnée du coordinateur sortant mettaient à plat les tâches liées à ce rôle, l’autre partie de son équipe définissait les qualités humaines et professionnelles attendues pour ce rôle.
Les deux équipes ont alors présentées le résultat de leur analyse et ont pris le temps d’en discuter.

Le dernier exercice fut de définir ensemble le mandat associé à ce rôle : sa durée et ses conditions particulières.

Étape 2: Les candidats désignés par l’équipe
Lors d’un vote sans candidat, chaque membre de l’équipe a proposé anonymement 3 membres qui lui semblait reprendre les qualités et compétences associées au rôle.
Puis est arrivé le moment du dépouillement : notre choix étant de ne pas avoir de « podium », ce ne sont que les noms (sans le nombre de votants associé) que nous avons partagés.

Le sentiment de légitimité est un élément essentiel lorsque l’on doit coordonner une équipe et le fait d’être désigné par son équipe simplifie la relation et limite le sentiment d’imposteur que peuvent ressentir certains.
Bref, que du positif…

Les émotions générées durant cet atelier demandent du temps pour être digérées, aussi bien pour les nominés que pour les non-nominés. 

La prise de recul est nécessaire et une semaine semble un délai intéressant avant de recevoir les nominés.

Étape 3: Le choix des nominés
Ce moment d’échange entre la direction et chaque nominé a pour but de discuter du rôle, de proposer celui-ci au nominé et d’entendre son choix : 
- Oui, ce rôle m’intéresse et me motive; 
- Non, je pense qu’il peut être mieux réalisé par un autre; 
- Non, je souhaite me concentrer sur mes fonctions actuelles. 

Ces réponses naturelles, assumées font partie du cheminement de la décision du colloborateur, elles sont la preuve d'une maturité, il faut savoir les accepter sans jugement.

Étape 4: le coordinateur choisi par les coordinateurs
Chez Ipanova, le consultant est au centre de l’organisation. Les coordinateurs présents autour de lui ont tous un rôle et travaillent ensemble à son développement et son bien-être professionnel au quotidien.
Naturellement, ceux-ci ont un avis important sur le choix d’un nouveau membre : c’est donc naturellement à eux que revient la décision.

La direction leur a donc présenté les nominés, leurs choix individuels et les motivations associées. 

Un échange ouvert, juste et bienveillant a permis à chacun d’exposer sa vision, ses interrogations et ses réponses.
Au terme de ce moment, chaque coordinateur a pu donner le nom de la personne qu’il estimait avoir le plus de qualités requises pour ce rôle :
Le choix était fait !

Étape 5: La Restitution aux nominés 
Pour cet entretien, nous avons fait le choix de réunir, ensemble, les nominés et les coordinateurs acceptant le rôle. 
La transparence dans la décision nous semble primordiale, elle permet à chacun des nominés d’entendre les arguments liés à ce choix et de le comprendre. 
Chacun des nominés, légitimé par le choix de son équipe, se doit d’aider le nouveau coordinateur dans la réussite de son mandat, c’est ainsi que l’équipe gagne en confiance et en performance.

Étape 6: L’officialisation du nouveau Coordinateur
Celui-ci peut se faire différemment selon le contexte : au travers d’un événement regroupant les salariés puis au travers d’un mail à tous les salariés.
Peu importe, le plus important est que chacun puisse avoir le même niveau d’information et au même moment.

4) Quelles conclusions en tirer ?

En résumé, cette initiative a permis à tous les acteurs de cette initiative :
   - La prise en compte du choix des équipes et donc leur responsabilisation,
   - La légitimité des candidats désignés,
   - À chaque candidat désigné de dire « non »,
   - La transparence dans la décision à tous les candidats.
 
Et si aujourd’hui, les dirigeants décidaient tous (et tout) autrement...

Ne serait-ce pas ce que l'on attend de nous ?